L'équipe MRS prend connaissance des besoins médicaux des clients de différentes manières :
Rapports d'incident
Si un résident de Virginie a récemment été impliqué dans un accident de la route et indique aux autorités qu'un problème de santé pourrait avoir contribué à l'accident. Les autorités peuvent également indiquer dans le rapport d'accident qu'un problème médical a pu contribuer à l'accident sans que le client ne l'ait mentionné.
Visites au DMV
Si les réponses d'un client aux questions figurant sur une demande de permis ou un commentaire formulé lors d'un échange avec un représentant du DMV indiquent qu'il souffre d'une affection médicale ou prend des médicaments considérés comme pouvant présenter un danger pour la conduite d'un véhicule à moteur, le DMV en informera l'équipe MRS afin qu'elle examine le dossier de ce client.
Soumission des rapports
Tout résident de Virginie peut être signalé au DMV comme présentant l'une des conditions médicales admissibles nécessitant un examen par le MRS. Souvent, les clients signalent eux-mêmes leur état de santé ; toutefois, toute personne peut envoyer un rapport lorsqu'elle a des inquiétudes concernant la sécurité d'un conducteur.
Signaler un conducteur avec facultés affaiblies
Les rapports doivent être soumis par écrit ou à l'aide du formulaire de demande d'examen médical (MED 3) à l'adresse suivante :
Département des véhicules motorisés
Services d'examen médical
Boîte postale 27412
Richmond, Virginie 23269-0001
Confidentialité
La loi de Virginie interdit au DMV de divulguer des informations sur la source ou la raison du rapport soumis par un proche ou un professionnel de santé traitant le conducteur. Les informations relatives à la source d'autres rapports peuvent être divulguées sur demande.