Le système d'interface automatisée pour les parcs automobiles en ligne (Online Fleet Automated Interface System) fournit un lien électronique entre le DMV et les entreprises qui souhaitent délivrer des titres de propriété et des permis de conduire à leurs propres véhicules à partir de leur siège social.
Les flottes peuvent être composées de véhicules de location ou non. Les véhicules de location sont des véhicules appartenant à une entreprise et loués pour une période inférieure à 12-mois. Les véhicules non loués peuvent être des véhicules loués à des entreprises ou à des clients individuels pour une période supérieure à 12-mois. Les flottes non locatives peuvent également appartenir à des entreprises (telles qu'une société de transport routier ou une entreprise de services publics) qui souhaitent établir le titre de propriété et l'immatriculation de leurs propres véhicules depuis leur lieu d'activité à l'aide d'un logiciel d'un fournisseur tiers.
L'interface permet aux flottes d'émettre des cartes d'immatriculation, des plaques d'immatriculation en métal et des vignettes sur le lieu d'implantation de l'entreprise ou de la flotte de location. Les fichiers du DMV sont immédiatement mis à jour pour refléter le nouveau propriétaire du véhicule. Un certificat de titre est envoyé à la flotte une fois que le transfert électronique de fonds a été reçu de son vendeur.
Un parc de véhicules en ligne peut également immatriculer des véhicules pour le compte d'une autre entreprise à l'aide d'un logiciel tiers s'il a fourni au DMV une procuration de l'entreprise. La procuration doit être accordée à la personne ou aux personnes qui traiteront les transactions.
L'interface est facilitée par des logiciels et du matériel fournis par des fournisseurs tiers agréés sous contrat avec la flotte. Veuillez vous référer aux contacts en ligne des concessionnaires et des flottes pour obtenir les coordonnées des vendeurs.
Avantages
- DMV fournit un service de messagerie qui récupère les documents et les livre au siège de DMV pour vérification et microfilmage, éliminant ainsi la nécessité de livrer les documents à un centre de service à la clientèle (CSC) de DMV.
- Vous n'avez pas besoin de faire de chèque, car toutes les taxes et redevances sont transférées par voie électronique.
- L'entreprise peut émettre ses plaques, cartes et autocollants sur son site, ce qui permet une utilisation immédiate des véhicules de la flotte.
- Si le client a commandé une plaque spéciale, les plaques et les décalcomanies sont envoyées directement au client par l'usine de fabrication de DMV.
- La flotte effectue cette fonction sur ses propres véhicules, contrairement à un concessionnaire qui le fait pour son client. Par conséquent, DMV ne verse aucune commission à un participant à la flotte.
Processus
Le processus commence par la réception par la flotte du nouveau véhicule et du certificat (ou de la déclaration) d'origine du constructeur (MCO ou MSO).
- En utilisant le logiciel et le matériel du vendeur, la flotte remplit la demande électronique de titre et d'immatriculation, en y incluant, le cas échéant, les informations relatives aux détenteurs de privilèges.
- Le parc automobile retire les plaques d'immatriculation et les vignettes de l'inventaire du site du parc, tel qu'il est géré et indiqué par le système d'inventaire, et imprime une carte d'immatriculation. Les flottes de location peuvent choisir d'imprimer les cartes d'enregistrement ultérieurement.
- DMV renvoie les informations appropriées, y compris les numéros de titre et de registre, au parc automobile via le système hôte du fournisseur.
- La flotte inscrit le numéro de registre sur la face d'affectation du MCO ou du MSO, appose son cachet d'identification au dos du MCO ou du MSO et ajoute la date de la transaction, le numéro de la plaque et la date d'expiration de la plaque. Si le véhicule est neuf, il n'est pas nécessaire de remplir un formulaire de demande de titre. Si le véhicule est utilisé, le titre de propriété et un formulaire de demande de titre de propriété doivent être soumis au DMV.
- S'il fait appel à un vendeur, celui-ci retire les fonds du compte du parc automobile pour couvrir les frais et les taxes dus à DMV, transfère ces fonds sur le compte de DMV par transfert électronique de fonds dans les sept jours suivant la transaction et envoie à DMV un certificat de dépôt.
- S'il n'est pas fait appel à un fournisseur, la flotte retire les fonds de son compte pour couvrir les frais et les taxes dus à DMV et les transfère sur le compte de DMV au moyen d'un transfert électronique de fonds.
- La flotte doit fournir tous les documents relatifs aux transactions soumises avec les rapports quotidiens. La documentation est envoyée à DMV par le biais du service de messagerie de DMV, qui est fourni gratuitement à la flotte.
- Le DMV imprime les titres et les envoie par la poste à la flotte ou au détenteur du privilège, selon le cas.
- Si le véhicule n'est pas grevé d'un privilège, le parc automobile peut demander au DMV de ne pas imprimer de titre au moment de la délivrance du titre. Le titre peut être imprimé ultérieurement sans frais.
Responsabilités
Vendeur (si utilisé)
- Former le personnel de la flotte
- Assurer la liaison entre la flotte et le DMV.
- Dépose quotidiennement des fonds sur le compte de DMV.
- Effectuer des rapprochements quotidiens et produire des rapports de synthèse
- Gestion de l'inventaire des plaques d'immatriculation et des vignettes
- Veiller à ce que la flotte respecte les procédures du DMV.
Flotte (recours à un fournisseur)
- Soumettre la transaction électronique de demande de titres et d'enregistrements
- Imprime les cartes d'inscription
- Transmettre les rapports quotidiens et les documents de propriété directement à DMV
Flotte (sans recours à un fournisseur)
- Développe et teste les logiciels appropriés et l'interface avec le système informatique de DMV.
- élabore des procédures de formation et de suivi du personnel de la flotte
- Dépose quotidiennement des fonds sur le compte de DMV.
- Effectuer des rapprochements quotidiens et produire des rapports de synthèse
- Gestion de l'inventaire des plaques d'immatriculation et des vignettes
- Soumettre la transaction électronique de demande de titres et d'enregistrements
- Imprime les cartes d'inscription
- Transmission des rapports quotidiens et des documents de propriété directement à DMV
DMV
- Effectuer des audits de contrôle de la qualité
- Assister les vendeurs et les flottes dans les situations inhabituelles.
- Effectuer la consignation et la livraison des articles en stock sur le site de la flotte.
- Imprime et envoie les titres
Contacts
Pour obtenir les coordonnées de DMV et des vendeurs agréés, veuillez vous reporter à la rubrique Contacts en ligne pour les concessionnaires et les flottes.
Participants
Consultez la liste des participants à la flotte en ligne.