Droits et responsabilités en vertu de la Loi sur la liberté de l'information (FOIA)

Exemptions courantes aux demandes de FOIA | Demande de dossiers auprès du DMV | Vos droits en vertu de la loi sur la liberté de l'information (FOIA) | Responsabilités de DMV dans la réponse à votre demande | Coûts

La loi de Virginie sur la liberté de l'information (FOIA), située à l'adresse suivante2:.2-3700 et. seq. du code de Virginie, garantit aux citoyens du Commonwealth et aux représentants des médias l'accès à certains documents publics détenus par les organismes publics, les fonctionnaires et les employés publics.

Un document public est un écrit ou un enregistrement - qu'il s'agisse d'un document papier, d'un fichier électronique, d'un enregistrement audio ou vidéo, ou de tout autre format - préparé ou détenu par un organisme public ou ses fonctionnaires, employés ou agents dans le cadre de l'exercice d'une activité publique. Tous les documents publics sont présumés ouverts et ne peuvent être retenus que si une exemption statutaire spécifique s'applique.

La communication d'informations par le Department of Motor Vehicles (DMV) est également régie par la loi fédérale sur la protection de la vie privée des conducteurs (18 USC §§ 2721 à 2725) et par la loi Va. Code §§.46 2-208 214à. Ces lois interdisent au DMV de divulguer des informations sur les personnes, les conducteurs et les véhicules collectées dans le cadre de l'application des lois sur les véhicules à moteur de Virginie, sauf si la divulgation de ces informations répond à l'une des conditions spécifiées dans la loi Va. Code §§.46 2-208 par le biais de 214 et que les taxes applicables sont payées.

Vos droits en vertu de la loi sur la liberté de l'information (FOIA)

  • Vous avez le droit de demander à consulter ou à recevoir des copies de documents publics non protégés, ou les deux.
  • Vous avez le droit de demander que les frais liés aux documents demandés soient estimés à l'avance.
  • Si vous estimez que vos droits en matière de FOIA ont été violés, vous pouvez déposer une requête auprès d'un tribunal de district ou de circuit afin d'obtenir le respect de la FOIA.

Demande de dossiers auprès du DMV

  • Vous pouvez demander des dossiers par courrier, par télécopie, par courrier électronique, en personne ou par téléphone. Vous n'êtes pas tenu d'indiquer expressément que vous demandez des documents au titre de FOIA.
  • La FOIA ne vous oblige pas à formuler votre demande par écrit. Toutefois, il peut être utile de le faire, tant pour vous que pour la personne qui reçoit votre demande. En soumettant votre demande par écrit, vous créez une trace de votre demande. Cela permet également d'éviter les malentendus liés à une demande verbale en indiquant clairement les documents que vous demandez. Toutefois, DMV ne peut pas refuser de répondre à votre demande FOIA si vous choisissez de ne pas la formuler par écrit.
  • Votre demande doit identifier les documents que vous recherchez avec "une spécificité raisonnable." Il s'agit d'une norme de bon sens qui ne fait pas référence au volume ou au nombre de documents que vous demandez et qui ne les limite pas. Au contraire, la spécificité raisonnable stipule que vous devez être suffisamment précis pour que nous puissions identifier et localiser les documents que vous recherchez.
  • Votre demande doit porter sur des dossiers ou des documents existants. La FOIA vous donne le droit d'inspecter ou de copier des documents. La FOIA ne s'applique pas à une situation où vous posez des questions générales sur le travail de DMV, et n'exige pas non plus de DMV qu'il crée un dossier qui n'existe pas.
  • Vous pouvez choisir de recevoir les documents électroniques dans n'importe quel format utilisé par DMV dans le cadre de ses activités courantes. Par exemple, si vous demandez des documents conservés dans une base de données Excel, vous pouvez choisir de recevoir ces documents par voie électronique, par courrier électronique ou sur un support de stockage physique, ou encore sous la forme d'une copie imprimée.
  • Veuillez coopérer avec le personnel de DMV pour clarifier le type de documents que vous recherchez ou pour tenter de parvenir à un accord raisonnable sur la réponse à une demande importante. Le dépôt d'une demande de FOIA n'est pas une procédure contradictoire, mais il se peut que nous devions discuter de votre demande avec vous afin de nous assurer que nous comprenons bien les documents que vous recherchez.
  • Adressez les demandes de FOIA, les questions sur la FOIA et les demandes relatives à l'état d'avancement d'une demande de FOIA au responsable FOIA de DMV :

Shana C. Saunders
Département des véhicules à moteur de Virginie   
Data Management Services   
Attn : FOIA   
PO Box 27412   
Richmond, VA 23269   

Demandes par courrier électronique : foia@dmv.virginia.gov   
Téléphone : (804) 482-3528   
Numéro de télécopie : (804) 367-0363

Vous pouvez également adresser vos questions sur la FOIA au Conseil consultatif sur la liberté de l'information (Freedom of Information Advisory Council) :

E-mail : foiacouncil@leg.state.va.us   
Téléphone : (804) 225-3056 ou [numéro vert] 1-866-448-4100.

Responsabilités de DMV dans la réponse à votre demande

  • DMV doit répondre à votre demande d'information dans les cinq jours ouvrables suivant sa réception. "Le jour 1" est considéré comme le jour suivant la réception de votre demande. La période de cinq jours ne comprend pas les week-ends ni les jours fériés.
  • Vous n'avez pas besoin de justifier votre demande de FOIA. Toutefois, la FOIA permet au DMV de demander votre nom et votre adresse légale.
  • La FOIA exige que DMV apporte l'une des réponses suivantes à votre demande dans le délai de cinq jours :
    • Nous vous fournissons les documents que vous avez demandés dans leur intégralité.
    • Nous ne divulguons pas tous les documents que vous avez demandés parce qu'ils font tous l'objet d'une exemption statutaire spécifique. Si tous les documents sont retenus, nous devons vous envoyer une réponse par écrit. Cet écrit doit identifier le volume et le sujet des documents retenus, et indiquer la section spécifique du code de Virginie qui nous autorise à retenir les documents.
    • Nous fournissons certains des documents que vous avez demandés, mais nous en retenons d'autres. Nous ne pouvons pas retenir l'intégralité d'un document si seule une partie de celui-ci est soumise à une exemption. Dans ce cas, nous pouvons expurger la partie du dossier qui peut être retenue et nous devons vous fournir le reste du dossier. Nous devons vous fournir une réponse écrite indiquant la section spécifique du code de Virginie qui permet de ne pas divulguer certaines parties des documents demandés.
    • Nous vous informons par écrit que les documents demandés sont introuvables ou inexistants (nous ne possédons pas les documents que vous souhaitez). Toutefois, si nous savons qu'un autre organisme public détient les documents demandés, nous devons inclure les coordonnées de l'autre organisme public dans notre réponse.
    • S'il est pratiquement impossible pour DMV de répondre à votre demande dans le délai de cinq jours, nous devons l'indiquer par écrit et expliquer les conditions qui rendent la réponse impossible. Nous disposerons ainsi de sept jours ouvrables supplémentaires pour répondre à votre demande, soit un total de 12 jours ouvrables pour répondre à votre demande.
  • Si vous demandez un très grand nombre de documents et que nous estimons ne pas pouvoir vous les fournir dans un délai de 12 jours sans perturber nos autres responsabilités organisationnelles, nous pouvons demander au tribunal un délai supplémentaire pour répondre à votre demande. Toutefois, DMV fera un effort raisonnable pour parvenir à un accord avec vous concernant votre demande d'archives avant de saisir le tribunal pour demander un délai supplémentaire.

Coûts

  • Un organisme public peut facturer des frais raisonnables ne dépassant pas le coût réel encouru pour l'accès, la duplication, la fourniture ou la recherche des documents demandés et doit faire tous les efforts raisonnables pour fournir les documents demandés au coût le plus bas possible. Aucun organisme public n'impose de frais ou de dépenses supplémentaires, intermédiaires ou excédentaires pour couvrir les coûts généraux liés à la création ou à la tenue de dossiers ou à la conduite des affaires générales de l'organisme public. Les frais de duplication facturés par un organisme public ne doivent pas dépasser le coût réel de la duplication. Avant d'effectuer une recherche de documents, l'organisme public informe le demandeur par écrit que l'organisme public peut facturer des frais raisonnables ne dépassant pas les coûts réels encourus pour l'accès, la duplication, la fourniture ou la recherche des documents demandés et demande au demandeur s'il souhaite obtenir une estimation des coûts avant la fourniture des documents demandés, conformément à la sous-section F de 2 l'article.2-3704 du code de la Virginie.
  • Si nous estimons que la réponse à votre demande coûtera plus de200 $, nous vous demanderons de verser un acompte ne dépassant pas le montant de l'estimation avant de donner suite à votre demande. Nous vous informerons de tout coût anticipé qui dépassera200 $, même si vous ne demandez pas de devis à l'avance. Les cinq jours dont nous disposons pour répondre à votre demande ne comprennent pas le temps écoulé entre le moment où nous demandons un dépôt et celui où vous répondez.
  • Vous pouvez demander que nous estimions à l'avance les frais pour la fourniture des documents que vous avez demandés. Cela vous permettra de connaître à l'avance les coûts éventuels ou vous donnera la possibilité de modifier votre demande afin de réduire les coûts estimés.
  • Si vous devez de l'argent à DMV pour une demande FOIA antérieure qui est restée impayée pendant plus de 30 jours, DMV peut exiger le paiement de la facture en souffrance avant de répondre à votre nouvelle demande FOIA.
  • DMV a fixé des frais pour les demandes standard qui peuvent être consultés sur le tableau des frais de DMV(DMV 201).
  • Pour les demandes de documents qui ne figurent pas dans le tableau des tarifs, les tarifs sont calculés sur la base des heures de travail du personnel nécessaires pour fournir un ensemble complet de documents, ce qui inclut la recherche, l'examen et l'expurgation si nécessaire. Dans la plupart des cas, un taux horaire administratif est utilisé. Toutefois, si la demande ne peut être traitée que par un employé spécifique, le taux horaire de cet employé est utilisé pour évaluer la redevance. Le taux horaire administratif actuel de DMV est de29.06.
  • Si vous souhaitez que les documents que vous demandez soient imprimés et vous soient envoyés par la poste, des frais de0.10 par page seront ajoutés au coût indiqué ci-dessus. Si des frais d'expédition sont nécessaires, le montant réel des frais d'expédition sera également ajouté à la redevance. Il n'y a pas de frais supplémentaires pour les documents produits par voie électronique.

Types de dossiers conservés par DMV

DMV conserve une grande variété de dossiers publics, y compris, mais sans s'y limiter :

  • Politiques et procédures relatives à l'administration par l'agence des lois sur les véhicules à moteur et des lois fiscales
  • Dossiers de conduite
  • Registres des véhicules
  • Dossiers des transporteurs routiers
  • Documents relatifs aux plaques d'immatriculation
  • Registres de la taxe sur les carburants
  • Registres de l'impôt locatif
  • Documents relatifs aux permis de transport
  • Dossiers concernant les véhicules récupérés et non réparables
  • Dossiers concernant les accidents de véhicules à moteur et les données sur les collisions
  • Dossiers concernant les contrats conclus par DMV
  • Documents relatifs aux informations financières et budgétaires de DMV
  • Dossiers concernant les programmes de sécurité routière
  • Dossiers relatifs aux achats du DMV
  • Dossiers du personnel concernant les employés et les fonctionnaires de DMV

Veuillez noter que tout ou partie de certains documents de cette liste sont exemptés de divulgation publique, comme cela est expliqué plus en détail dans la section suivante qui traite des exemptions courantes aux demandes de FOIA.

Exemptions courantes aux demandes de FOIA

Le code de Virginie autorise le DMV à ne pas divulguer certains documents au public. Le DMV ne divulgue généralement pas les documents sous réserve des exemptions prévues par les lois suivantes :

  • La loi fédérale sur la protection de la vie privée des conducteurs 18 USC §§ 2721-2725
  • Virginia Code 46 §§.2-208 through.46 2-214
  • Les documents exemptés des demandes FOIA par les statuts FOIA de Virginie,2 §. -23700 et seq. du code de Virginie, y compris, mais sans s'y limiter, les documents suivants :

Commentaires

Pour faire part au Conseil consultatif sur la liberté d'information de vos commentaires sur la qualité de l'assistance fournie par un organisme public, cliquez ici pour télécharger le formulaire de commentaires publics du Conseil ( FOIA ). En outre. Vous trouverez ci-dessous des liens vers le site du Conseil FOIA.

Conseil consultatif de Virginie sur la liberté de l'information

Formulaires FOIA et lettres types