Conversion de titres papier existants au format électronique

Actions

Étape 1.

Note : Pour s'assurer d'une bonne compréhension avant de convertir tous les titres d'un détenteur de privilège, un test de conversion sera nécessaire pour chaque détenteur de privilège souhaitant une telle conversion. Si ce test a été effectué avec succès, passez à l'étape #2.

Pour soumettre des conversions de titres à des fins de test, préparez un fichier plat, nommé avec le code du titulaire du privilège, suivi de ".txt". et contenant des données sur les titres papier qui doivent être convertis en titres électroniques.

Disposition des enregistrements CD/DISK :

Le schéma d'enregistrement du CD/disque de conversion se compose de 100 caractères par enregistrement, justifiés à gauche :

  • Numéro d'identification du véhicule (22 caractères)
  • *Titre Numéro (10 caractères)
  • Numéro de client (SSN) - 1st (12 caractères, sans tirets)
  • *Numéro de client (SSN) - 2nd (12 caractères, sans tirets)
  • Code du détenteur de privilèges (5 caractères), contactez DMV à (804) 367-0466 pour obtenir votre (vos) code(s). (Exemple : ELT99)
  • Remplissage (espaces) (39 caractères)

* = optionnel

Envoyez ce CD/disque, étiqueté avec le code du détenteur du privilège, le nom du poste DMV, "DMVVU005" , et la date, au Department of Motor Vehicles, Electronic Lien Work Center (Département des véhicules à moteur, Centre de travail électronique sur les privilèges). Joignez deux CD/disques vierges supplémentaires, qui seront utilisés par DMV pour informer le détenteur du privilège. Le premier CD/disque vierge doit être étiqueté "DMVUPDT.txt". Lorsqu'il sera renvoyé, ce fichier contiendra les titres qui ont été convertis avec succès en version électronique et comprendra, dans l'ordre, les titres suivants

  • Le numéro d'identification du véhicule (22 caractères)
  • Le numéro du titre (10 caractères)
  • Le premier numéro de client (12 caractères)
  • Le deuxième numéro de client (12 caractères)
  • Le code du détenteur du droit de rétention (5 caractères) suivi d'un remplisseur de caractères 1.
  • La date à laquelle le droit de rétention a été établi à l'origine (8 caractères) suivie d'un caractère de remplissage 1.
  • La date à laquelle le titre a été délivré, suivie d'un caractère de remplissage 1
  • Le code de la marque (4 caractères), suivi d'un caractère de remplissage 1, et
  • L'année du véhicule (4 caractères), et
  • Message d'erreur (4 caractères).

Le deuxième CD/disque vierge doit être étiqueté : "DMVERRS.txt". Une fois renvoyé, ce fichier contiendra les titres qui n'ont pas pu être convertis, ainsi que le(s) message(s) d'erreur approprié(s), dans le format suivant :

  • Le numéro d'identification du véhicule (22 caractères)
  • Le numéro de titre, uniquement pour les erreurs "Pending DMV Intervention". Dans le cas d'autres messages d'erreur, le numéro du titre ne peut pas être inclus. (10 caractères)
  • Le premier numéro de client (12 caractères)
  • Le deuxième numéro de client (12 caractères)
  • Le code du détenteur du droit de rétention (5 caractères) suivi d'un caractère de remplissage 1, et
  • Le(s) message(s) d'erreur approprié(s)

Joignez à cette demande une lettre d'accompagnement contenant le nom et l'adresse du détenteur du privilège, le nom de la fonction DMV "DMVVU005" , et le nombre de titres à convertir.

PASSEZ À L'ÉTAPE #3

Étape 2.
Pour soumettre des conversions de titres à des fins autres que de test, préparez un fichier plat, nommé avec le code du titulaire du privilège, suivi de ".txt". et contenant des données sur les titres papier qui doivent être convertis en titres électroniques.

Les dispositions d'enregistrement des CD/Disques sont celles décrites à l'étape #1.

Envoyez ce CD/disque, étiqueté avec le code du détenteur du privilège, le nom du poste DMV, "DMVVU005" , et la date, au Department of Motor Vehicles, Electronic Lien Work Center (Département des véhicules à moteur, Centre de travail électronique sur les privilèges). Joignez deux CD/disques vierges supplémentaires, qui seront utilisés par DMV pour informer le détenteur du privilège.

Le premier CD/disque vierge doit être étiqueté "DMVUPDT.txt". Lorsqu'il vous sera renvoyé, le fichier contiendra les titres qui ont été convertis avec succès en format électronique. Ce dossier comprendra le numéro du titre et la date à laquelle le privilège a été établi à l'origine.

Le deuxième CD/disque vierge doit être étiqueté "DMVERRS.txt". Lorsqu'il sera renvoyé, le fichier contiendra les titres qui n'ont pas pu être convertis, ainsi que le(s) message(s) d'erreur approprié(s).

Joignez à cette soumission une lettre d'accompagnement contenant le nom et l'adresse du détenteur du privilège, le nom de la tâche DMV "DMVVU005" , le nombre de titres à convertir et le nombre de CD/disques contenant les données de titres à convertir.

Responsabilité du centre de travail de l'interface automatisée du DMV

Étape 3.

Demande de connexion. Livrez les disques au centre de travail ITS/SSG de DMV.

Responsabilité du DMV (Information Technology/System Support Group (ITS/SSG))

Étape 4.
Faites analyser les disques pour détecter les virus. Le contrôle des virus est terminé et les disques sont programmés pour être comparés aux fichiers CSS.

Étape 5.
Comparez les disques aux fichiers CSS et convertissez les privilèges existants pour les détenteurs de privilèges électroniques participants en privilèges électroniques, conformément aux instructions d'exécution pour "Title E-Lien Conversion Job".

Étape 5A.
Si le premier site 100 contient des enregistrements consécutifs erronés, le travail sera interrompu et les CD/disques seront renvoyés au détenteur du privilège pour qu'il les corrige.

Étape 5B.
Si la tâche est réussie, elle s'achève et les messages d'erreur éventuels sont imprimés. (Voir l'annexe pour des exemples de messages d'erreur)

Étape 5C.
Transmettre au centre de travail un rapport sur les enregistrements effectués avec succès et un rapport sur les erreurs/rejets, afin qu'il prenne les mesures nécessaires.

Étape 5D.
Renvoyez les CD/Disques de rapport au détenteur du privilège avec les informations spécifiées à l'étape #1.

Responsabilité du centre de travail électronique sur les privilèges du DMV

Étape 6A.
Le détenteur du droit de rétention est informé que la conversion a été effectuée, et si elle n'a pas été entièrement réussie.

Étape 6B.
Les éventuels rejets/erreurs sont corrigés avec l'aide du titulaire du droit de rétention.

Étape 7.
La date d'achèvement est notée dans le dossier du détenteur de privilèges.

Responsabilité du titulaire du privilège

Étape 8.
Détruisez les documents papier en les déchiquetant.

Fin du processus

Erreurs pouvant apparaître sur le rapport du détenteur du droit de gage / les archives du fichier

  1. FIRST 100 CONSECUTIVE RECORDS IN ERROR : Les premiers enregistrements 100 lus à partir du fichier du détenteur du privilège contiennent une erreur. La Banque doit examiner les données envoyées pour y déceler les erreurs et les corriger.
  2. CUSTOMER NUMBER IS BLANK : Le numéro de client (numéro de sécurité sociale) dans le premier champ du numéro de client de l'enregistrement contient des espaces ou des caractères nuls. Le DMV exige que ce champ soit rempli.
  3. NUMÉRO DE CLIENT MOINS DE 9 CARACTÈRES : Le numéro de client (numéro de sécurité sociale) doit comporter au moins 9 caractères. Ce champ doit comporter au moins 9 caractères.
  4. VIN IS BLANK : Le numéro d'identification du véhicule contient des espaces ou des caractères nuls. Le DMV exige que ce champ soit rempli.
  5. ELT NUMBER IS BLANK : Le code du détenteur du droit de rétention figurant dans l'enregistrement contient des espaces ou des caractères nuls. Le DMV exige que ce champ soit rempli.
  6. ELT NUMBER DOES NOT MATCH : Le code du détenteur du privilège ne correspond pas au code ELT spécifié dans le tableau DMV #1056 pour ce code du détenteur du privilège. Ce code doit correspondre au code du détenteur de privilèges figurant dans le tableau du DMV. Contactez le DMV pour obtenir les codes de détenteur de privilège appropriés.
  7. LIENHOLDER NOT ELECTRONIC : Le dossier du détenteur du droit de rétention contient un code de détenteur du droit de rétention qui n'a pas de lien ELT sur le tableau DMV #1056. Il doit y avoir un lien sur le tableau de DMV. Contactez DMV pour lier les codes.
  8. PENDING DMV INTERVENTION : L'enregistrement du titre de DMV n'a pas pu être mis à jour en raison d'une ou plusieurs des erreurs suivantes : Le code d'état du titre sur l'enregistrement est "Inactif", des enregistrements en double ont le même NIV sur le fichier des titres, toutes les occurrences sur "Held Reason" du titre sont évaluées, toutes les occurrences de la date d'état du titre sont évaluées, toutes les occurrences du code du détenteur du titre sont évaluées, ou l'enregistrement du titre est "confidentiel". Le titulaire du droit de rétention sera contacté par DMV pour lui fournir les informations nécessaires à la résolution du problème et utilisera le numéro de titre renvoyé pour l'identification du dossier.
  9. INADÉQUATION DU NUMÉRO DE CLIENT : Le numéro de client figurant dans le dossier du titulaire du privilège ne correspond pas au numéro de client figurant dans le dossier du titre de DMV. Pour qu'il y ait conversion, il faut qu'il y ait correspondance.
  10. VIN RECORD NOT FOUND : Le numéro d'identification du véhicule ne figure pas dans le fichier des titres du DMV. Vérifiez le NIV.
  11. TITLE ALREADY VALUED AS E-LIEN : Le véhicule figure déjà dans les registres du DMV comme ayant un privilège électronique pour ce détenteur de privilège.