Vous devez tenir un registre détaillé du kilométrage et de la consommation de carburant pour chaque véhicule que vous immatriculez auprès de l'IFTA. Ces documents doivent être conservés pendant une période de quatre ans à compter de la date d'échéance du rapport trimestriel ou de la date à laquelle vous déposez le rapport trimestriel, selon la date la plus tardive. Sur demande, vous devez mettre ces registres à la disposition du Virginia Department of Motor Vehicles (Département des véhicules motorisés de Virginie) ou de toute autre juridiction membre de l'IFTA.
Des évaluations et des sanctions peuvent être imposées si vous ne disposez pas de ces documents. De plus, le non-respect continu des dispositions ci-dessus peut entraîner la suspension ou la révocation de votre licence IFTA.
Kilométrage acceptable et registres de consommation de carburant
Vous devez tenir un registre détaillé du kilométrage et de la consommation de carburant. Il est recommandé et encouragé de rédiger un rapport de voyage standardisé.
Les documents sources acceptables doivent inclure toutes les informations suivantes :
- Nom du transporteur
- Numéro d'immatriculation du véhicule
- Date du voyage (début et fin du voyage)
- Lieu de départ et destination du voyage (ville et état)
- Lectures du compteur kilométrique/compteur journalier au début et à la fin du trajet
- Itinéraires de voyage
- Kilométrage par juridiction
- Kilométrage total du voyage
- Achats de carburant au détail et prélèvements de carburant provenant du stockage en vrac effectués pendant le trajet
- Résumés mensuels et trimestriels du kilométrage et de la consommation de carburant
Les informations suivantes doivent également être incluses :
- Nom du conducteur par véhicule
- Arrêts intermédiaires (ville et état)
Un dispositif d'enregistrement électronique (ELD) est conçu pour se conformer aux critères de la Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA) afin d'enregistrer avec précision le temps de conduite d'un conducteur pour garantir le respect des heures de service.
Le Plan d'immatriculation international (IRP) et l'Accord international sur la taxe sur les carburants (IFTA) autorisent tous deux l'utilisation de dispositifs électroniques pour enregistrer la distance parcourue par un véhicule par juridiction, à condition que les données justificatives requises soient conservées à des fins de vérification. Ce tableau présente certaines des principales différences et similitudes entre un ELD et un dispositif d'enregistrement électronique conforme à l'IFTA/IRP.
Registres acceptables des achats de carburant au détail
Vous devez conserver des registres complets de tous les achats ou réceptions de carburant, y compris le carburant vendu au détail et stocké en vrac utilisé dans le cadre de votre activité.
Les documents acceptables pour justifier l'achat de carburant au détail destiné à un usage routier sont les suivants :
- Reçu
- Facture
- Reçu de carte de crédit
- Facture automatisée générée par le fournisseur
- Liste fournie par le fournisseur détaillant les achats de carburant et les taxes payées
Ces documents doivent contenir les informations suivantes :
- Date d'achat
- Prix par gallon/litre et/ou montant total de la vente
- Nom et adresse du vendeur
- Numéro d'immatriculation du véhicule
- Nombre de gallons ou de litres achetés
- Nom de l'acheteur
- Type de carburant
Remarque : Si le véhicule est loué, le reçu de carburant peut être au nom du loueur ou du locataire, à condition qu'un lien juridique puisse être établi avec le transporteur qui remplit le rapport trimestriel IFTA.
Registres acceptables pour le stockage en vrac de carburant
Si vous stockez du carburant en vrac, vous devez tenir un registre des achats, des retraits et des stocks disponibles.
Les factures des fournisseurs contenant les informations suivantes sont acceptées comme preuve d'achat de carburant en vrac :
- Date d'achat
- Type de carburant
- Nom et adresse du vendeur
- Prix par gallon/litre et/ou montant total de la vente
- Nombre de gallons ou de litres achetés
- Nom de l'acheteur
Le retrait de carburant des stocks doit contenir les informations suivantes :
- Date de retrait
- Numéro d'immatriculation du véhicule
- Nombre de gallons ou de litres prélevés
- Registres mensuels d'inventaire (inventaire initial et final étayé par des relevés de jauge/stick)
- Type de carburant
Remarque : tout registre des quantités de carburant prélevées dans les réservoirs de stockage en vrac doit distinguer le carburant destiné aux véhicules admissibles de celui destiné à d'autres usages individuels.