Les navigateurs recommandés sont Google Chrome et Internet Explorer. Avec Internet Explorer, vous devrez l'ajouter à la liste des sites de confiance. Voici les étapes à suivre :
- Veuillez sélectionner l'icône Outils dans Internet Explorer.
- Veuillez sélectionner « Options Internet ».
- Veuillez sélectionner l'onglet « Sécurité ».
- Veuillez cliquer sur « Sites de confiance ».
- Veuillez cliquer sur le bouton « Sites ».
- Dans la section « Ajouter ce site Web à la zone », veuillez saisir l'URL du VAETS et cliquer sur Ajouter.
- Veuillez cliquer sur Fermer, puis sur OK pour quitter.
Le contact principal est autorisé à prendre des décisions officielles et à créer un compte pour effectuer des transactions relatives à la taxe sur les carburants automobiles ou à la taxe sur les ventes de carburants automobiles. Le contact principal a la possibilité d'ajouter ou de supprimer des utilisateurs à son compte et d'effectuer des opérations commerciales au nom de l'entreprise.
Si vous avez informé le DMV que vous êtes le contact principal, vous n'avez aucune autre démarche à effectuer pour le moment.
REMARQUE : si vous n'avez pas contacté le DMV pour mettre à jour le contact principal de votre entreprise, veuillez envoyer un e-mail au DMV à l'adresse VAETS_Support@dmv.virginia.gov et veuillez fournir les informations suivantes :
- Nom de la société
- Numéro de licence
- Type de licence
- Nom du contact principal : Cette personne est habilitée à prendre des décisions officielles concernant votre compte lors de transactions relatives à la taxe sur les carburants automobiles dans l'État de Virginie.
- Adresse électronique du contact principal
- Numéro de téléphone principal
- Adresse physique
- Adresse postale
Vos coordonnées, si elles diffèrent de celles du contact principal :
- Nom
- Titre
- Téléphone
Afin de créer votre compte VAETS, vous devrez fournir les informations suivantes :
- Nom d'utilisateur actuel
- Numéro d'identification fiscale (TIN) ou FEIN
- Adresse électronique
- Adresse e-mail confirmée
Oui. Un contact principal peut être le contact principal de plusieurs comptes et un utilisateur peut être affecté à plusieurs comptes principaux.
Veuillez vérifier le dossier « Courrier indésirable » ou « Spam » de votre messagerie électronique pour vous assurer que l'e-mail n'a pas été acheminé vers ce dossier au lieu de votre boîte de réception. Si vous ne recevez pas le code de sécurité par e-mail dans l'heure suivant son expiration, veuillez contacter l'adresse e-mail de l'assistance VAETS pour obtenir de l'aide.
Oui, vous pourrez utiliser l'ancienne feuille de calcul ASCII pour générer les fichiers de retour. Le système VAETS est capable de traiter les fichiers générés par l'ancienne feuille de calcul ASCII.
La version VAETS de la feuille de calcul ASCII est conçue pour être utilisée avec le nouveau système. Les en-têtes de colonne indiquent clairement si un champ est « obligatoire » ou « facultatif » en fonction du type de taxe. Les champs qui ne sont pas nécessaires aux déclarants pour soumettre leurs déclarations ont été supprimés de la feuille de calcul ASCII VAETS révisée.
Il est recommandé à tous les déclarants de commencer à utiliser la feuille de calcul ASCII VAETS révisée, car elle contient tous les champs nécessaires pour soumettre votre déclaration.
Lorsque vous téléchargez et soumettez votre fichier EDI, il est immédiatement mis en attente pour être traité. Une fois que le fichier est dans l'état « En attente », vous pouvez effectuer d'autres transactions dans le système ou quitter et revenir plus tard pour le vérifier. Le statut passe à « En cours de traitement » lorsque le fichier est en cours de validation pour détecter d'éventuelles erreurs. Si le fichier ne contient aucune erreur, le nombre de retours en cours de calcul s'affiche avec le statut « création du retour ». Le temps nécessaire au traitement du fichier varie en fonction de la taille de ce dernier.
- Si votre fichier contient moins de 50 ou000 transactions, veuillez prévoir un délai de traitement de 30 minutes à une heure.
- Si votre fichier dépasse 50 ou000 transactions, le traitement peut prendre plusieurs heures.
Le système vous enverra un e-mail pour vous informer que le fichier a été reçu et qu'il est en attente de traitement. Vous recevrez un deuxième e-mail une fois que le fichier aura été traité ou que des erreurs auront été détectées.
Si votre fichier EDI contient des erreurs, le système affichera le nombre d'erreurs. Pour afficher les détails de l'erreur, veuillez cliquer sur le bouton Exporter les erreurs, ce qui générera le rapport d'erreurs au format XML.
Une fois les erreurs corrigées, le fichier original doit être supprimé en cliquant sur le bouton « Supprimer », puis le fichier corrigé doit être téléchargé à nouveau dans VAETS.
Oui. Le VAETS reconnaît les documents originaux et les modifications et les traite comme des dépôts distincts.
L'option Archive s'affiche uniquement pour un téléchargement EDI qui a été traité avec succès et sans erreur.
Cette fonction permet au déclarant de stocker les téléchargements EDI à des fins historiques et de gérer leur liste en supprimant les téléchargements réussis antérieurs. La fonction Archive supprime un enregistrement de transaction à la fois. Le système VAETS crée un journal d'audit de toutes les transactions. L'archivage n'est donc pas nécessaire, mais il est disponible pour le déclarant afin de gérer l'affichage des listes.
Remarque : le téléchargement EDI réel se trouve sur le système du déclarant.
Les transactions hors période dans le fichier EDI entraîneront la création de déclarations modifiées pour cette période.
& Le montant des informations fiscales (Tax Information Amount, TIA) comprend des valeurs telles que : l'inventaire initial (à l'exclusion des fournisseurs et des opérateurs de terminaux), les gains ou pertes, les ajustements fiscaux, etc.
Comme dans le système précédent, les valeurs TIA ne sont pas incluses dans les fichiers EDI. Dans VAETS, ces valeurs seront saisies manuellement dans les programmes TIA et ne seront pas saisies dans un champ du retour comme cela était fait auparavant. Que vous effectuiez votre déclaration par EDI ou par saisie de données sur le Web, le processus de déclaration des valeurs TIA nécessite la création et la saisie manuelles des annexes TIA correspondantes avant de finaliser la soumission de la déclaration.
Oui. La présentation sera publiée sur la page Web consacrée à la transition vers le VAETS et incluse dans un courriel envoyé à tous les déclarants.
Les informations d'aide se trouvent dans la barre de navigation supérieure de VAETS. Veuillez cliquer sur le lien « Aide » pour y accéder.